Gelen ve giden evrak akışı: kayıt, havale, takip
Bir ofise giren ve çıkan her evrak, düzenli bir akıştan geçmelidir. Gelen bir evrak ilk elden alındığında tarih ve kısa konu bilgisiyle kayıt altına alınır; bu kayıt, evrakın kaybolmadığını ve ne zaman geldiğini kanıtlayan basit ama önemli bir adımdır. Evrak, ilgili kişiye veya birime havale edilirken, yani yönlendirilirken, kime ve ne zaman iletildiği not edilmelidir; böylece bir evrakın nerede beklediği her zaman izlenebilir. Giden evrak da aynı titizlikle işlenir, gönderim tarihi ve alıcı bilgisi kayıt altına alınır. Bir evrakın akışını kaybetmek, örneğin imza bekleyen bir belgenin unutulması, iş sürecini aksatabilir; bu yüzden bekleyen evrakları düzenli aralıklarla gözden geçirmek gerekir. Bu basit takip alışkanlığı, ofisin güvenilirliğinin görünmeyen temelidir.