Ziyaretçi karşılama protokolü: giriş, kayıt, yönlendirme
Bir ziyaretçinin ofise girdiği ilk an, kurumun izlenimini büyük ölçüde belirler. Ziyaretçiyi fark eder etmez ayağa kalkıp gülümseyerek karşılamak, hangi işle geldiğini nazikçe sormak, ilk adımdır. Kimle görüşmek istediğini ve randevusunun olup olmadığını öğrendikten sonra, varsa ziyaretçi kayıt sistemine adını ve geliş amacını kısaca not almak, hem güvenlik hem takip açısından gereklidir. İlgili kişiye ziyaretçinin geldiğini haber vermek ve tahmini bekleme süresini ziyaretçiyle paylaşmak, belirsizlik hissini azaltır. Yönlendirme yaparken ziyaretçiyi doğru bekleme alanına veya doğrudan görüşme odasına eşlik etmek, kendi başına dolaşmasını önler. Randevusu olmayan bir ziyaretçi geldiğinde bunu nazikçe ama net biçimde ilgili kişiye iletmek, kararı kendi başına vermeye çalışmaktan daha doğrudur.