Stok kartı: kod, ad, birim, KDV oranı alanları

Bir işletmede satılan veya kullanılan her ürün, sistemde bir stok kartıyla temsil edilir. Bu kartın temel alanları şunlardır: ürün kodu, ürünü benzerlerinden ayıran tekil bir işarettir; ürün adı, herkesin anlayacağı açık bir isimdir; birim, ürünün adet, kilogram, metre gibi hangi ölçüyle takip edildiğini gösterir; KDV oranı alanı ise o ürüne fatura kesilirken hangi oranın uygulanacağını sisteme bildirir. Yeni bir ürün stoğa girdiğinde bu alanların hepsinin doğru ve tutarlı doldurulması gerekir; yanlış girilen bir birim veya kod, ileride hem stok sayımında hem fatura kesiminde karışıklığa yol açar. Stok kartlarını düzenli tutmak, hem stok takibinin hem fatura sürecinin sağlıklı işlemesinin temelidir.